מדיניות פרטיות

עודכן לאחרונה: יוני 2026 | OrdexAI — מופעל על ידי לישי שמעון בן שושן

1. מהי OrdexAI ועל מי חלה מדיניות זו

OrdexAI היא מערכת B2B לניהול הזמנות דרך WhatsApp, המיועדת למפיצי מזון. המערכת מאפשרת ללקוחות העסקיים של המפיץ לשלוח הזמנות בשפה חופשית — טקסט, קול או תמונה — ישירות בוואטסאפ, ומעבדת אותן אוטומטית באמצעות בינה מלאכותית.

מדיניות זו חלה על:

מפיצים — עסקים הנרשמים ל-OrdexAI ומשתמשים במערכת לקבלת הזמנות.
לקוחות המפיץ — עסקים המזמינים מוצרים דרך WhatsApp.
משתמשי דף ההזמנות — מי שניגש לדף ההזמנה המקוון בכתובת order.ordexai.com.

        OrdexAI פועלת כמעבד נתונים (Data Processor) עבור המפיץ, אשר הוא בעל הנתונים (Data Controller) מול לקוחותיו.
      

2. המידע שאנו אוספים ומעבדים

סוג מידע	פרטים	נשמר?
מספר טלפון	נאסף בעת שליחת ההודעה הראשונה לבוט	כן
שם עסק ופרטי קשר	שם העסק, כתובת, סוג שוק — מוזן על ידי המפיץ	כן
תוכן הזמנות	טקסט ההודעה הגולמית, פריטים, כמויות, ציוני ביטחון	כן
כינויים אישיים למוצרים	שמות שלקוח משתמש בהם לתיאור מוצרים ספציפיים — נלמדים ומאוחסנים לשיפור דיוק עתידי	כן
קובצי שמע (הודעות קוליות)	מועברים ל-Soniox לתמלול בלבד	לא — נמחקים לאחר תמלול
תמונות וסריקות טפסים	מועברות ל-Azure Document Intelligence לחילוץ טקסט בלבד	לא — נמחקות לאחר עיבוד
נתוני דף ההזמנות	הזמנות שנשלחו דרך order.ordexai.com, כולל מוצרים, כמויות ופריטים שלא נמצאו בקטלוג	כן
נתונים טכניים	כתובת IP, סוג דפדפן — בעת גלישה באתר ordexai.com בלבד	זמנית

3. כיצד המערכת מעבדת הזמנות

כאשר לקוח שולח הזמנה:

טקסט: תוכן ההודעה נשלח ל-Claude (Anthropic) לניתוח שפה טבעית וחילוץ פריטים וכמויות.
קול: קובץ השמע נשלח ל-Soniox לתמלול בעברית, ולאחר מכן הטקסט המתומלל מעובד כמו הזמנת טקסט. הקובץ המקורי אינו נשמר.
תמונה / טופס: התמונה נשלחת ל-Azure Document Intelligence לחילוץ טקסט (OCR), ולאחר מכן הטקסט מעובד כמו הזמנת טקסט. התמונה המקורית אינה נשמרת.
תוצאות ההזמנה המאושרת נשמרות במסד הנתונים ומרוכזות ברשימת פיקינג PDF הנשלחת למפיץ בסוף כל יום דרך WhatsApp ואימייל.

4. שיתוף מידע עם גורמים חיצוניים

גורם	מטרה	מה משותף
Meta / WhatsApp	תשתית ההודעות	תוכן ההודעות, מספרי טלפון
Anthropic (Claude AI)	ניתוח הזמנות ושפה טבעית	טקסט ההזמנה ורשימת המוצרים
Soniox	תמלול הודעות קוליות בעברית	קובץ השמע בלבד — לא נשמר לאחר תמלול
Azure Document Intelligence	חילוץ טקסט מתמונות וטפסים	התמונה בלבד — לא נשמרת לאחר עיבוד
AWS (Amazon Web Services)	תשתית שרתים ושליחת אימיילים (SES)	נתוני ההפעלה, PDF רשימת פיקינג
Supabase	מסד נתונים מאובטח	כל נתוני ההזמנות והלקוחות
המפיץ	קבלת ההזמנות וניהולן	כל פרטי ההזמנה של לקוחותיו
רשויות משפטיות	עמידה בדרישות חוק	לפי הנדרש בחוק בלבד

אנו לא מוכרים מידע אישי ולא משתמשים בו לצרכי פרסום.

5. אחסון ושמירת מידע

נתוני הזמנות נשמרים לצורך תפעול שוטף ושיפור המערכת.
קבצי שמע ותמונות אינם נשמרים — מעובדים ונמחקים.
קובצי PDF של רשימות פיקינג נוצרים בזיכרון ואינם מאוחסנים בשרתים.
מסד הנתונים מאוחסן ב-AWS אזור אירופה (פרנקפורט) ומוגן בהצפנה.

6. אבטחת מידע

אנו מיישמים אמצעי אבטחה הכוללים: הצפנת תקשורת (HTTPS/TLS), אימות HMAC על כל הודעות WhatsApp, בקרת גישה לפי ארגון (Row-Level Security), ומפתחות API מוגנים ב-AWS SSM. עם זאת, אף מערכת אינה מאובטחת ב-100%.

7. הזכויות שלך

לעיין במידע שנשמר עליך.
לבקש תיקון או מחיקת המידע שלך.
הסרה מהמערכת: שלח "הסר" או "STOP" בוואטסאפ, או פנה ל-info@ordexai.com.
לקוחות המפיץ רשאים לפנות גם ישירות למפיץ שלהם בנושא נתוניהם.

        קבצי שמע ותמונות מעובדים ולא נשמרים. רק הטקסט המחולץ מהם נשמר כחלק מרשומת ההזמנה.
      

8. שינויים במדיניות זו

OrdexAI שומרת על הזכות לעדכן מדיניות זו. עדכונים מהותיים יפורסמו באתר ויכנסו לתוקף 14 ימים לאחר פרסומם.

9. צור קשר

לשאלות, בקשות עיון או מחיקת נתונים

info@ordexai.com

Privacy Policy

Last updated: June 2026 | OrdexAI — Operated by Lishai Shimon Ben Shoshan

1. What is OrdexAI and who this policy applies to

OrdexAI is a B2B WhatsApp-based order management system for food distributors. The system enables a distributor's business customers to send orders in free-form language — text, voice, or photos — directly via WhatsApp, which are then processed automatically using AI.

This policy applies to:

Distributors — businesses that sign up to OrdexAI and use the system to receive orders.
Distributor's customers — businesses that place orders via WhatsApp.
Order page users — anyone accessing the online ordering page at order.ordexai.com.

        OrdexAI acts as a Data Processor on behalf of the distributor, who is the Data Controller with respect to their customers' data.
      

2. Data we collect and process

Data type	Details	Retained?
Phone number	Collected when a first message is sent to the bot	Yes
Business name & contact details	Business name, address, market type — entered by the distributor	Yes
Order content	Raw message text, items, quantities, confidence scores	Yes
Personal product nicknames	Names a customer uses for specific products — learned and stored to improve future accuracy	Yes
Audio files (voice messages)	Sent to Soniox for transcription only	No — deleted after transcription
Photos & scanned forms	Sent to Azure Document Intelligence for text extraction only	No — deleted after processing
Order page data	Orders placed via order.ordexai.com, including items, quantities, and unmatched catalog items	Yes
Technical data	IP address, browser type — only when browsing ordexai.com	Temporarily

3. How the system processes orders

When a customer sends an order:

Text: The message content is sent to Claude (Anthropic) for natural language processing and extraction of items and quantities.
Voice: The audio file is sent to Soniox for Hebrew transcription, after which the transcribed text is processed like a text order. The original audio file is not retained.
Photo / Form: The image is sent to Azure Document Intelligence for OCR text extraction, after which the text is processed like a text order. The original image is not retained.
Confirmed order results are stored in the database and compiled into a daily PDF picking list sent to the distributor via WhatsApp and email.

4. Data sharing with third parties

Party	Purpose	What is shared
Meta / WhatsApp	Messaging infrastructure	Message content, phone numbers
Anthropic (Claude AI)	Order analysis and natural language processing	Order text and product catalog
Soniox	Hebrew voice transcription	Audio file only — not retained after transcription
Azure Document Intelligence	Text extraction from photos and forms	Image only — not retained after processing
AWS (Amazon Web Services)	Server infrastructure and email delivery (SES)	Operational data, picking list PDFs
Supabase	Secure database hosting	All order and customer data
The distributor	Order receipt and management	All order details of their customers
Legal authorities	Legal compliance	Only as required by law

We do not sell personal data or use it for advertising purposes.

5. Data storage and retention

Order data is retained for ongoing operations and system improvement.
Audio files and images are not retained — processed and deleted.
Picking list PDFs are generated in-memory and are not stored on servers.
The database is hosted on AWS in the EU (Frankfurt) region and protected with encryption.

6. Data security

We implement security measures including: encrypted communications (HTTPS/TLS), HMAC verification on all WhatsApp messages, per-organization access controls (Row-Level Security), and API keys protected via AWS SSM. No system is 100% secure.

7. Your rights

To review the data stored about you.
To request correction or deletion of your data.
Opt-out: Reply "STOP" (or "הסר") to any WhatsApp message, or email info@ordexai.com.
Distributor customers may also contact their distributor directly regarding their data.

        Audio files and images are processed but never stored. Only the extracted text is retained as part of the order record.
      

8. Changes to this policy

OrdexAI reserves the right to update this policy. Material changes will be posted on the website and will take effect 14 days after publication.

9. Contact us

For questions, data access requests, or deletion requests

info@ordexai.com